Orçamentar com histórico em vez de palpite: o que as obras anteriores sabem sobre a próxima

A maior parte dos orçamentos de obra não se perde na execução. Perde-se antes da primeira estaca, no momento em que alguém olha para o projeto, puxa pela experiência e diz um número. Esse número parece sólido porque vem de quem já fez dezenas de obras. Mas a experiência, sozinha, tem um defeito conhecido: lembra-se melhor das obras que correram bem.

O setor sabe disto há décadas, com números. Na base de dados de Oxford compilada por Bent Flyvbjerg, com mais de 16.000 projetos, só 8,5% cumpriram simultaneamente o orçamento e o prazo, segundo o livro How Big Things Get Done, de 2023. E o problema não está a melhorar: a análise que Flyvbjerg, Holm e Buhl publicaram no Journal of the American Planning Association em 2002 concluiu que a subestimação de custos se manteve constante ao longo de cerca de 70 anos de projetos. Nem o CAD nem o BIM mudaram o padrão.

A boa notícia é que a correção mais eficaz que se conhece não exige comprar nada. Exige uma coisa que uma construtora com anos de atividade já tem, ainda que espalhada por pastas, dossiers e Excel: o registo do que as obras anteriores custaram de verdade.

Uma estimativa inicial pode errar para o dobro, e isso é normal

A AACE International, associação internacional de engenharia de custos, classifica as estimativas em cinco classes na sua prática recomendada 18R-97, conforme o grau de definição do projeto. Traduzido para o dia a dia de um empreiteiro: a Classe 5 é o telefonema em que o cliente ainda só tem um terreno e uma ideia e quer saber “por alto, quanto custa”. A Classe 1 é o orçamento feito com projeto de execução completo, mapa de quantidades fechado e consultas a subempreiteiros na mão.

As margens de erro que a AACE associa a cada extremo dizem muito:

Classe de estimativa	Definição do projeto	Margem de erro típica
Classe 5 (conceito, “por alto”)	0% a 2% definido	−50% a +100%
Classe 1 (projeto de execução)	quase totalmente definido	−10% a +15%

Vale a pena ler a primeira linha devagar. Uma estimativa Classe 5 de 500 mil euros pode, dentro da margem que o próprio setor considera normal, acabar num custo real de um milhão. Não por incompetência: é a incerteza inerente a orçamentar algo que ainda não está definido. E mesmo na Classe 1, com tudo estudado, a melhor prática do setor continua a assumir que o número pode fugir 10% para baixo ou 15% para cima.

O problema não é a margem existir. O problema é o que se faz com o número da Classe 5: entra na conversa com o cliente, vira referência, e seis meses depois é contra ele que a obra é julgada, como se tivesse nascido com a precisão de um orçamento fechado.

O otimismo não é defeito de caráter: é tão previsível que há um governo a corrigi-lo por tabela

Se o erro das estimativas fosse aleatório, umas obras acabariam abaixo do previsto e outras acima, em proporções parecidas. Não é o que acontece. O estudo de Flyvbjerg de 2002, sobre 258 projetos de infraestrutura no valor de 90 mil milhões de dólares, encontrou derrapagem de custos em 9 de cada 10 projetos. O erro tem direção: quase sempre para cima.

Isto tem nome, viés de otimismo, e tem uma explicação simples em linguagem de obra. Quando se orçamenta, imagina-se a obra que corre bem: o terreno sem surpresas, o subempreiteiro que aparece quando é preciso, o cliente que não muda a cozinha a meio, o licenciamento que não empanca. A obra real raramente é essa. Mas é essa que está na cabeça de quem estima, porque planear é imaginar o plano a funcionar.

O Tesouro britânico levou isto tão a sério que deixou de confiar nas estimativas tal como chegam. A orientação complementar do Green Book do HM Treasury, baseada num estudo da Mott MacDonald de 2002, recomenda por regra que os organismos públicos inflacionem o capex estimado dos projetos, com percentagens que dependem do tipo de obra:

Tipo de obra	Uplift máximo recomendado sobre o capex estimado
Edifícios standard	24%
Engenharia civil standard	44%
Edifícios não-standard	51%
Engenharia civil não-standard	66%

Repare no que estas tabelas dizem, na prática: um governo inteiro assume, à partida, que as estimativas do setor vêm otimistas, e corrige-as com base em dados históricos de obras anteriores antes de aprovar dinheiro. Não pede a quem estima que “tenha mais cuidado”. Compara com o passado e ajusta.

Em Portugal, o Tribunal de Contas conta a mesma história

O padrão não é coisa de megaprojetos estrangeiros. A auditoria do Tribunal de Contas aos contratos adicionais de obras públicas entre 2020 e 2022, que cobriu 2.658 contratos de 382 entidades públicas, encontrou um desvio líquido de 212 milhões de euros, mais 5,72% sobre os 3,7 mil milhões contratados. O ano de 2022 foi o pior da série estatística do Tribunal, iniciada em 2006, com 130 milhões de euros de encargos adicionais. Entre as causas principais: erros e omissões de projeto.

Os 5,7% parecem modestos ao lado das derrapagens médias internacionais, mas medem coisas diferentes: os adicionais do Tribunal de Contas contam apenas os trabalhos a mais formalizados em contrato, não o custo final total das empreitadas. No estudo de Flyvbjerg de 2002, que compara custo final com estimativa inicial a preços constantes, as derrapagens médias foram de 20,4% em estradas, 33,8% em pontes e túneis e 44,7% em ferrovia.

Para uma PME que trabalha sobretudo no privado, o detalhe institucional interessa menos do que a conclusão: o desvio entre o orçamentado e o pago é sistemático, documentado e vai sempre no mesmo sentido. Quem orçamenta sem contar com ele não está a ser rigoroso. Está a ser otimista com método.

A correção mais barata que se conhece nasceu de um Nobel

A resposta que Flyvbjerg propôs para este problema chama-se reference class forecasting, previsão por classe de referência, e assenta no trabalho de Daniel Kahneman e Amos Tversky que valeu o Nobel da Economia de 2002. Flyvbjerg descreveu o método num artigo de 2006 no Project Management Journal; a American Planning Association endossou-o e o Reino Unido e a Dinamarca adotaram-no oficialmente para grandes projetos públicos.

A ideia cabe numa frase: antes de confiar na estimativa construída de dentro para fora (quantidades vezes preços, mais margem), compare-a com o que obras semelhantes já concluídas custaram de facto. A estimativa interna responde à pergunta “quanto deve custar esta obra, se tudo correr como planeado”. O histórico responde a outra, mais honesta: “quanto costumam custar obras como esta, quando chegam ao fim”.

Kahneman chamava a isto trocar a vista de dentro pela vista de fora. Quem está dentro do projeto vê os detalhes que o tornam único e convence-se de que desta vez é diferente. Quem olha de fora vê que as últimas obras do mesmo tipo derraparam, e que não há razão estatística para esta escapar. As tabelas de uplift do Tesouro britânico são exatamente isto em versão industrializada: classes de referência transformadas em percentagens de correção.

O seu histórico está nos autos e nas contas finais, se o conseguir juntar

O Tesouro britânico construiu as suas classes de referência com dados de centenas de projetos públicos. Uma PME de construção não precisa disso, porque tem uma vantagem que nenhuma base de dados internacional tem: o histórico das suas próprias obras, feitas com as suas equipas, os seus subempreiteiros e os seus clientes. Esse histórico já existe. Está nos orçamentos apresentados, nos autos de medição, nos trabalhos a mais aprovados, nas contas finais e nas datas reais de conclusão.

O que normalmente falta não é a informação, é o circuito. O orçamento vive no software de orçamentação ou num Excel do comercial. Os autos vivem noutro Excel, na pasta da obra. Os trabalhos a mais estão em emails e aditamentos. A conta final está na contabilidade. Cada peça existe, mas nenhuma pergunta simples tem resposta rápida: qual foi o desvio médio, em percentagem, das últimas obras de reabilitação? E das moradias novas? Em que tipo de obra é que a empresa costuma errar mais?

Pergunte a quem orçamentou como correu a última empreitada e a resposta é quase sempre “ficámos lá perto”. Puxe a conta final e compare com a proposta: o número medido raramente confirma a memória. É este contraste, entre o estimado e o medido, que o histórico resolve, e é o mesmo princípio do nosso caso de previsão na indústria: usar os registos que já existem para substituir o palpite por um número com base. Juntar estes dados não exige trocar de sistemas nem comprar hardware; exige organizar informação que já existe para que passe a responder a perguntas.

Com uma dúzia de obras fechadas e comparadas, uma construtora consegue o que o Green Book faz por tabela: saber o seu próprio fator de correção. Se as obras de determinado tipo fecham consistentemente acima da proposta, esse desvio não é azar recorrente. É um dado, e deve entrar no próximo orçamento como entra o preço do betão.

Por onde começar

Quatro passos que qualquer construtora pode dar sozinha, com o que já tem:

1. Junte o par proposta/conta final das últimas obras concluídas. Para cada uma, registe o valor da proposta adjudicada, o custo final real, o prazo previsto e o prazo real. Se juntar isto demorar dias em vez de horas, esse é o primeiro diagnóstico.
2. Calcule o desvio de cada obra em percentagem. A conta é custo final sobre proposta e prazo real sobre prazo previsto. Sem julgamentos: o objetivo é medir, não encontrar culpados.
3. Agrupe por tipo de obra. Reabilitação e construção nova não pertencem à mesma classe de referência; obra pública e privada também não. As tabelas do Tesouro britânico separam edifícios de engenharia civil, e standard de não-standard, precisamente porque os desvios típicos diferem.
4. Use a comparação na próxima proposta. Antes de fechar o número, ponha-o ao lado do desvio típico do grupo. Se as obras semelhantes fecharam acima da proposta e este orçamento não reserva nada para isso, a decisão de manter o número passa a ser consciente, e não automática.

O quinto passo é o que transforma isto num sistema: registar o desvio de cada obra nova quando fecha, para que o histórico cresça a cada empreitada em vez de ficar parado no dia em que foi compilado.

Perguntas frequentes

O que é uma estimativa Classe 5?

É a classificação da AACE International (prática recomendada 18R-97) para estimativas feitas com 0% a 2% do projeto definido: a fase de conceito, o “por alto” pedido ao telefone. A margem de erro típica associada é de −50% a +100%, ou seja, o custo real pode ficar entre metade e o dobro do estimado sem que a estimativa tenha sido mal feita.

O que é o viés de otimismo na construção?

É a tendência sistemática para estimar custos e prazos abaixo do real, porque quem planeia imagina o cenário em que tudo corre como previsto. O estudo de Flyvbjerg, Holm e Buhl de 2002 encontrou derrapagens em 9 de cada 10 projetos de infraestrutura, e o Tesouro britânico corrige este viés por regra, com uplifts de 24% a 66% sobre o capex estimado conforme o tipo de obra.

O que é reference class forecasting?

É orçamentar comparando o projeto com o histórico real de projetos semelhantes já concluídos, em vez de confiar apenas na estimativa construída de dentro. O método foi formalizado por Bent Flyvbjerg a partir do trabalho de Kahneman e Tversky, foi endossado pela American Planning Association e é usado oficialmente no Reino Unido e na Dinamarca.

Que dados preciso de guardar de cada obra para orçamentar melhor?

No mínimo: valor da proposta adjudicada, custo final real, trabalhos a mais aprovados, prazo previsto e prazo real, e o tipo de obra. Tudo isto já existe nos autos de medição, nos aditamentos e na conta final; o trabalho é juntá-lo num sítio único e comparável.

Isto só faz sentido para obras públicas grandes?

Não. Os estudos mais conhecidos usam grandes projetos porque é onde há dados publicados, mas o mecanismo, definição incompleta mais otimismo sistemático, opera em qualquer orçamento. Uma PME tem até uma vantagem: o histórico dela reflete as suas equipas e o seu tipo de cliente, o que o torna mais relevante para a próxima proposta do que qualquer média internacional.

Quantas obras preciso de ter no histórico?

Quantas mais e quanto mais parecidas com a próxima, melhor. Mas mesmo um histórico pequeno bate a alternativa, que é nenhum: meia dúzia de obras do mesmo tipo, comparadas com honestidade, já mostram se a empresa tende a fechar acima ou abaixo do que propõe, e por quanto.

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Se quiser perceber o que os autos e as contas finais que a sua empresa já guarda permitem fazer, uma conversa de 30 minutos chega para avaliar. Explicamos como trabalhamos antes de qualquer compromisso.

Fontes

• Recommended Practice 18R-97: Cost Estimate Classification System — AACE International, 1997 (revisões posteriores).
• Supplementary Green Book Guidance: Optimism Bias — HM Treasury, com base no estudo Mott MacDonald, 2002.
• Underestimating Costs in Public Works Projects: Error or Lie? — Flyvbjerg, Holm & Buhl, Journal of the American Planning Association, 2002.
• From Nobel Prize to Project Management: Getting Risks Right — Flyvbjerg, Project Management Journal, 2006.
• How Big Things Get Done — Flyvbjerg & Gardner, 2023.
• Obras públicas sofrem o maior desvio financeiro desde 2006 — ECO, sobre a auditoria do Tribunal de Contas aos contratos adicionais 2020-2022, 2023.