O relatório que alguém compila à mão todas as segundas-feiras

Há um trabalho que se repete em quase todas as PMEs industriais e que quase nunca aparece em nenhum orçamento: alguém, todas as segundas-feiras, abre meia dúzia de ficheiros, copia números de uns para outros, formata uma folha e envia-a por email. É o relatório semanal de produção, ou de vendas, ou de qualidade. Ninguém decidiu que ia ser assim; foi-se acumulando.

O problema não é o relatório existir. É boa prática olhar para os números todas as semanas. O problema é ser compilado à mão, porque isso custa horas que ninguém contabiliza e introduz erros que ninguém deteta.

Quanto custa, de facto

Faça a conta na sua cabeça enquanto lê. Um relatório semanal que demora três horas a compilar, feito por alguém cujo tempo vale, digamos, 20 euros à hora com encargos, custa 60 euros por semana. São mais de 3.000 euros por ano, num único relatório. E raramente é um só: há o de produção, o de vendas, o de qualidade, o da manutenção. Some-os e o total ultrapassa com facilidade um mês de salário por ano, gasto a copiar números de uns ficheiros para outros.

Mas o custo em horas é a parte visível, e não é a mais cara.

O custo invisível: os erros e a desconfiança

Um relatório compilado à mão é um relatório com erros. Não por incompetência: copiar centenas de células entre ficheiros, semana após semana, gera enganos inevitáveis. Uma linha que ficou de fora, um filtro que não foi atualizado, uma fórmula que deixou de apanhar a última coluna quando os dados cresceram.

O pior é o que estes erros fazem à confiança. Quando um número parece estranho, a primeira reação de quem o recebe deixa de ser “temos um problema na produção” e passa a ser “o relatório deve estar errado”. A partir daí, o relatório perde autoridade: em vez de servir para decidir, serve para discutir se está certo. Um relatório em que ninguém confia plenamente é pior do que relatório nenhum, porque dá a ilusão de se estar a decidir com dados.

Porque é que ninguém resolve isto

Há duas razões, e ambas são compreensíveis.

A primeira: o custo está escondido. As três horas de segunda-feira estão diluídas no salário de alguém que também faz muitas outras coisas. Ninguém vê uma fatura de 3.000 euros por ano; vê uma pessoa ocupada. E o que não tem fatura não entra na lista de prioridades.

A segunda: a pessoa que faz o relatório à mão é, muitas vezes, a única que sabe onde estão todos os ficheiros e como se juntam. Esse conhecimento vive na cabeça dela. Automatizar o relatório obriga a tornar explícito esse conhecimento, e isso dá trabalho antes de dar poupança, por isso vai ficando para depois.

O que muda quando o relatório se gera sozinho

A alternativa não é um projeto de meses. É ligar as fontes de dados que já existem (ERP, folhas de produção, registos de qualidade) a um sítio único que produz o relatório automaticamente, sempre com o mesmo formato, sempre à mesma hora. O relatório de segunda-feira passa a estar pronto no domingo à noite, sem ninguém lhe tocar.

Três coisas mudam de imediato:

• As horas voltam. A pessoa que compilava o relatório passa a analisá-lo, que é onde o seu tempo vale mais.
• Os erros desaparecem. Uma vez definida a forma correta de calcular cada número, ela repete-se igual todas as semanas. Deixa de haver a variabilidade do copiar-e-colar.
• A confiança volta. Quando o número é sempre calculado da mesma maneira, deixa de haver a suspeita de erro. A discussão volta a ser sobre a fábrica, não sobre o ficheiro.

É exatamente este o trabalho de organizar os dados que a fábrica já gera: transformar a compilação manual num relatório que se atualiza sozinho. Não exige hardware novo nem trocar de sistemas. Exige mapear onde os dados vivem e ligá-los.

Por onde começar

Antes de automatizar, vale a pena perceber o que se está a automatizar:

1. Escolha o relatório mais doloroso. O que demora mais tempo, ou aquele em cujos números menos se confia. É por onde a poupança é maior.
2. Cronometre uma compilação. Meça quanto tempo demora de facto, do primeiro ficheiro ao email enviado. O número costuma ser maior do que a estimativa.
3. Liste as fontes. Que ficheiros, sistemas e folhas alimentam o relatório, e quem lhes toca. É este o mapa que torna a automação possível.
4. Escreva a definição de cada número. Como se calcula, que dados entram, que filtros se aplicam. Este passo tira o conhecimento da cabeça de uma pessoa e põe-no no papel.
5. Só depois, automatize. Com o mapa e as definições prontos, ligar as fontes e gerar o relatório automaticamente é a parte mais rápida.

Perguntas frequentes

Quanto tempo se perde a fazer relatórios manuais numa fábrica?

Varia, mas some as horas de todos os relatórios semanais e mensais compilados à mão e o total costuma ultrapassar um mês de trabalho por ano. Um único relatório semanal que demore três horas já custa mais de 3.000 euros anuais em tempo, sem contar com o custo dos erros que introduz.

Vale a pena automatizar um relatório que só demora uma hora por semana?

Uma hora por semana são mais de 50 horas por ano, e o custo maior nem é o tempo: é a possibilidade de erro e a desconfiança que ele gera. Se o relatório é usado para decidir, vale a pena. Se ninguém age com base nele, talvez a pergunta certa seja se o relatório precisa mesmo de existir.

O que é preciso para deixar de compilar relatórios à mão?

Mapear onde vivem os dados que alimentam o relatório, escrever a definição de cada número, e ligar as fontes a um sítio único que gere o relatório automaticamente. Na maioria dos casos usa-se o que a fábrica já tem (ERP, folhas, registos), sem hardware novo nem troca de sistemas.

E se a pessoa que faz o relatório for a única que sabe como se faz?

É a situação mais comum, e a razão pela qual o problema persiste. O primeiro passo da automação é justamente tornar explícito esse conhecimento: escrever onde estão os ficheiros e como se juntam. É trabalho antes de ser poupança, mas também protege a empresa do dia em que essa pessoa faltar ou sair.

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Se tem relatórios que alguém compila à mão todas as semanas, uma conversa de 30 minutos chega para perceber quais se podem gerar sozinhos a partir dos dados que já tem. Veja também como trabalhamos.

Fontes

• O Que É um Dashboard de KPI — Microsoft Power BI.