A fábrica tem dados a mais e informação a menos: o problema dos vinte Excels

A queixa que se ouve nas fábricas é quase sempre a mesma: “não temos dados”. Na maioria dos casos é falsa. A fábrica tem dados de sobra. Tem o ERP com as encomendas e os stocks, tem o Excel do planeamento, o Excel da qualidade, o Excel que o chefe de turno mantém porque não confia nos outros dois, tem folhas de registo em papel presas com um íman ao quadro da linha, e tem o email, onde tudo isto circula em anexos com nomes como producao_final_v3_REVISTO.xlsx.

O que falta não são dados. É uma versão única da verdade: um sítio onde cada indicador tem um valor, uma definição e um dono. Sem isso, os dados existem mas não informam, e a empresa paga essa diferença todas as semanas, em horas de gente qualificada e em decisões adiadas.

Este artigo mede esse custo com os números que resistem a verificação, desmonta um número famoso que não resiste, e mostra por onde se começa a arrumar a casa sem trocar de sistemas.

O mesmo indicador, três valores, uma reunião inteira

A cena repete-se em fábricas de setores muito diferentes. A reunião de produção abre com um indicador, digamos a taxa de rejeição do mês. O responsável da qualidade traz um valor, tirado do ficheiro dele. O diretor de produção traz outro, tirado do relatório que o planeamento monta a partir do ERP. O controller traz um terceiro, porque fecha o mês com critérios de custeio próprios.

Os vinte minutos seguintes não se gastam a decidir o que fazer com o número. Gastam-se a discutir qual dos três números é o certo. E como ninguém consegue provar na hora de onde veio cada valor, a reunião termina com a pior decisão possível: alguém fica de “verificar e confirmar”, e o assunto volta na semana seguinte, muitas vezes com um quarto valor.

Repare no que aconteceu: a empresa tinha três medições do mesmo fenómeno e saiu da reunião com menos certeza do que se tivesse uma só. Dados a mais, com definições e donos a menos, produzem menos informação do que dados poucos e arrumados.

Ninguém decidiu ter vinte Excels; eles acumulam-se

A dispersão não resulta de má gestão. Resulta de decisões razoáveis tomadas uma a uma:

• O ERP foi comprado para a parte comercial e para os stocks, e nunca cobriu bem o chão de fábrica. Onde o ERP não chega, nasce um Excel.
• Cada Excel nasce para resolver um problema real de uma pessoa real: o chefe de turno que precisa de registar paragens, a qualidade que precisa de acompanhar reclamações, o comercial que quer ver as encomendas “à maneira dele”.
• Como os ficheiros não falam entre si, cada um copia dados dos outros. Cada cópia é uma bifurcação: a partir desse momento, os valores divergem em silêncio.
• O email transporta as versões. Ao fim de um ano, ninguém sabe se o ficheiro que tem aberto é o mais recente, e a única forma de saber é perguntar, o que custa mais uma interrupção e mais tempo perdido.

O papel agrava o padrão mas não é a causa. Uma folha de registo em papel bem desenhada, que alguém passa a digital todos os dias para um sítio único, vale mais do que cinco Excels sofisticados que ninguém reconcilia.

Quanto tempo custa: quase um dia por semana, segundo a McKinsey

O número mais sólido sobre este custo vem do McKinsey Global Institute, no relatório “The social economy”, de 2012: os trabalhadores do conhecimento gastam 19% da semana de trabalho a procurar e a reunir informação interna. É praticamente um dia por semana. O mesmo estudo atribui outros 28% da semana à gestão de email, o canal por onde os tais anexos circulam.

O estudo olha para funções de escritório, não para o operador na linha. Mas numa PME industrial as pessoas que procuram e reconciliam informação são exatamente as mais caras e mais difíceis de substituir: o diretor de produção, o responsável de qualidade, o planeador, quem fecha o mês. Se três ou quatro dessas pessoas perdem perto de um dia por semana a caçar valores entre ficheiros, a empresa está a pagar salários qualificados para fazer trabalho de arquivo.

Vale a pena fazer a conta em casa, com os salários reais e uma estimativa honesta das horas. É habitual o resultado surpreender, e é habitual a estimativa inicial (“perdemos algum tempo com isso”) ficar bastante aquém do que uma semana de observação mostra.

As “2,5 horas por dia à procura de informação” são uma estatística zombie

Quem pesquisar este tema vai cruzar-se com um número muito mais dramático: “os trabalhadores passam 2,5 horas por dia, 30% do tempo, à procura de informação”. Repete-se de apresentação comercial em apresentação comercial, quase sempre atribuído à IDC.

O número existe, mas não é o que parece. Vem de um white paper da IDC de 2001, “The High Cost of Not Finding Information”, de Susan Feldman e Chris Sherman, e o próprio documento o apresenta como uma estimativa geral, não como uma medição. O investigador Martin White reconstruiu a cronologia do mito e mostrou como a estimativa de 2001 se foi repetindo de citação em citação até virar “facto”. Entretanto, os estudos posteriores da própria IDC apontaram para valores bastante mais baixos:

Ano	Origem	Valor	O que é
2001	IDC, “The High Cost of Not Finding Information”	2,5 h/dia (30% do dia)	Estimativa geral assumida no próprio paper, não uma medição
2003	IDC, estudo posterior	Mais de 5 h/semana	Estudo posterior da IDC
2011	IDC, estudo posterior	8,8 h/semana (cerca de 1 h/dia)	Estudo posterior da IDC
2012	McKinsey Global Institute, “The social economy”	19% da semana a procurar e reunir informação	Análise do MGI sobre trabalhadores do conhecimento

Porque é que isto interessa a quem gere uma fábrica? Interessa por duas razões. Primeiro, porque o problema real não precisa de números inflacionados: perto de um dia por semana, medido pela McKinsey, já justifica agir. Segundo, porque a forma como um fornecedor trata os números diz muito sobre como vai tratar os seus. Se a proposta abre com as 2,5 horas da IDC de 2001 apresentadas como facto, o fornecedor não verificou a fonte. Convém perguntar o que mais não verificou.

Portugal: menos de metade das empresas analisa os dados que recolhe

Os dados oficiais confirmam que a dispersão não é um problema exótico. Segundo o inquérito do INE à utilização de tecnologias de informação nas empresas, publicado em 2025, 45,0% das empresas portuguesas fazem análise de dados, mais 6,4 pontos percentuais do que em 2023. Ou seja: mais de metade não os analisa de forma sistemática. No mesmo inquérito, 11,5% das empresas utilizam inteligência artificial e 38,7% compram serviços de computação em nuvem, com 98,8% ligadas à internet.

O retrato europeu mostra onde está o fosso. No inquérito do Eurostat de 2025, 39,9% das empresas da UE com 10 ou mais empregados fazem análise de dados, internamente ou com apoio externo. Na análise feita com pessoal próprio, o fosso por dimensão é claro: 78,8% nas grandes empresas, 27,9% nas pequenas. O valor português de 45,0% compara com os 39,9% europeus, o que coloca Portugal acima da média no agregado. A leitura relevante para uma PME é outra: a análise de dados é prática corrente nas grandes empresas e exceção nas pequenas, e é nas pequenas que os vinte Excels pesam mais, porque não há um departamento inteiro para os reconciliar.

O relatório da Década Digital da Comissão Europeia completa o quadro: com dados de 2023, 53,6% das PMEs portuguesas atingiam pelo menos o nível básico de intensidade digital, ligeiramente abaixo da média europeia de 57,7%; o relatório de 2025 já coloca Portugal ligeiramente acima da média. A meta europeia para 2030 é 90%. O caminho vai fazer-se; a questão é se a sua empresa o faz sobre uma base de dados arrumada ou sobre vinte ficheiros em conflito.

Uma versão única da verdade não exige trocar de sistemas

A reação instintiva ao problema é comprar um sistema novo, “um que junte tudo”. É quase sempre a resposta errada em primeiro lugar. Um sistema novo montado sobre definições que continuam por acordar produz o mesmo conflito de números, agora com uma licença anual associada. E a migração consome meses de atenção de quem menos a pode dispensar.

O trabalho que resolve a dispersão é menos vistoso e mais barato:

• Definições escritas. É preciso fixar o que conta como paragem, como rejeição, como encomenda entregue. Enquanto cada ficheiro usar a sua definição, os números nunca vão bater certo, com ou sem software novo.
• Um dono por indicador. Uma pessoa responde pelo valor oficial. Os outros podem calcular o que quiserem, mas há um número que vale.
• Um registo central que se alimenta do que já existe: o ERP, os ficheiros, as folhas de papel passadas a digital. Os Excels não desaparecem no primeiro dia; deixam é de ser a fonte, para passarem a ser vistas sobre a mesma fonte.
• Um circuito com datas, para se saber que valor foi reportado, quando e a partir de quê. É o que permite, na reunião, responder em segundos à pergunta “de onde vem este número?”.

É este o tipo de trabalho que descrevemos em o que fazemos: organizar os dados que a fábrica já gera, sem hardware novo nem troca de sistemas. Para mostrar o circuito completo, construímos uma demonstração de organização de dados sobre dados representativos: um modelo de base de dados que faz precisamente isto, transformar registos dispersos numa fonte única consultável. É um modelo de referência, não um projeto num cliente, e serve para ver o destino antes de fazer a viagem.

Por onde começar, sem comprar nada

Quatro passos que qualquer empresa pode dar sozinha, num par de semanas:

1. Escolha o indicador que gera mais discussões. Não escolha os vinte; comece pelo que mais vezes aparece com valores diferentes em reuniões.
2. Mapeie onde ele vive. Liste todos os sítios onde esse indicador é registado ou calculado: sistemas, ficheiros, papel, email. O mapa costuma ser mais comprido do que se espera, e esse é o primeiro resultado útil.
3. Escreva a definição e nomeie o dono. Meia página chega: o que se mede, com que fórmula, a partir de que registo, quem responde por ele. Ponha as pessoas dos três valores na mesma sala até a definição fechar.
4. Corte as cópias. A partir da definição, uma fonte alimenta tudo o resto. Quem precisar de uma vista própria, constrói-a sobre a fonte, não ao lado dela.

Feito isto para um indicador, o método está testado e o segundo custa metade. E a próxima reunião de produção começa vinte minutos mais tarde no assunto, porque o número já não está em disputa.

Perguntas frequentes

Precisamos de um ERP novo para acabar com os Excels dispersos?

Quase nunca. O conflito de números vem de definições diferentes e de cópias sem dono, e isso não se resolve com uma migração. Resolve-se acordando definições, nomeando donos e criando um registo central que se alimenta do que já existe, incluindo o ERP atual.

O Excel é o problema?

Não. O Excel é uma excelente ferramenta de análise e uma péssima base de dados partilhada. O problema aparece quando um ficheiro pessoal passa a sistema de registo paralelo, com cópias que divergem em silêncio. Excels como vistas sobre uma fonte única funcionam bem.

Quanto tempo se perde realmente à procura de informação nas empresas?

O número mais sólido é do McKinsey Global Institute (2012): 19% da semana de trabalho a procurar e reunir informação interna, perto de um dia por semana. As “2,5 horas por dia” que circulam em apresentações vêm de uma estimativa geral da IDC de 2001 que o próprio paper admite não ser uma medição; os estudos posteriores da IDC apontaram valores próximos de uma hora por dia.

O que é uma “versão única da verdade”?

É a prática de cada indicador ter um valor oficial, uma definição escrita, um dono e uma origem rastreável. Não significa um único software; significa que, quando duas pessoas falam da taxa de rejeição de junho, estão a falar do mesmo número calculado da mesma maneira.

A minha empresa é pequena; isto justifica-se?

É nas pequenas que o custo relativo é maior. No inquérito do Eurostat de 2025, 27,9% das pequenas empresas europeias analisam dados com pessoal próprio, contra 78,8% das grandes. A pequena empresa não tem uma equipa para reconciliar ficheiros; por isso mesmo, arrumar a fonte compensa mais depressa.

Por onde começa um trabalho destes com apoio externo?

Pelo diagnóstico, não pela tecnologia: perceber que dados existem, onde vivem e que decisões deviam alimentar. Só depois se toca em ferramentas. Desconfie de quem propõe a plataforma antes de conhecer a fábrica.

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Se quiser perceber quantas versões da verdade existem hoje na sua fábrica, e o que custaria reduzi-las a uma, uma conversa de 30 minutos chega para avaliar. Explicamos como trabalhamos antes de qualquer compromisso.

Fontes

• The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies — McKinsey Global Institute, 2012.
• The High Cost of Not Finding Information — Susan Feldman e Chris Sherman, IDC, 2001.
• Time spent searching — a chronology of the myth — Martin White, LinkedIn.
• Sociedade da Informação e do Conhecimento — Inquérito à Utilização de TIC nas Empresas — INE, 2025.
• Digital economy and society statistics — enterprises — Eurostat, 2025.
• Portugal — 2025 Digital Decade Country Report — Comissão Europeia, 2025.